Развитие цифровых технологий – необходимый этап развития.
Интенсивное развитие информационных технологий и увеличение пропускной способности каналов связи в настоящее время обуславливает обработку и хранение все больших объемов информации. В свою очередь это приводит к усилению значимости фактора времени, необходимого для систематизации и оптимизации документооборота, и как следствие увеличение материальных затрат.
В условиях конкуренции факторы материальных затрат и времени обработки информации становятся все более значимы для предприятий, желающих добиться успеха в своем секторе рынка.
Мировые производители копировальной техники своевременно и достойно отвечают потребностям настоящего времени, постоянно держа руку на пульсе. За последние годы ими был разработан, и внедрен в производство широкий спектр цифровых копиров, которые в состоянии решить сегодня ряд задач, связанных с управлением, постоянно нарастающим информационным потоком и увеличивающимся документооборотом. Это стало возможно благодаря объединению нескольких функций ( копир, принтер, факс, сканер ) в единую рабочую станцию - МФУ, основанную на использовании самых современных цифровых разработок и сетевых решений.
Последние достижения мировых производителей средств воспроизводства и обработки изображения дают все основания утверждать о формировании качественно нового подхода к обеспечению офисных работ и снижению себестоимости.
Основные тенденции в производстве современной копировальной техники.
Среди производителей копировальной техники одно из ведущих мест в мире занимает Konica – крупнейшая транснациональная корпорация. Konica является ведущим разработчиком цифровых решений в области создания средств воспроизводства и обработки изображения и предлагает пользователям широкий ассортимент цифровых принтеров, факсов, копиров, а также разработки программного обеспечения для организации офисного документооборота. Приоритетным направлением корпорации, является создание продукции, сочетающей в себе разнообразные функции, как единое офисное окружение, сокращая тем самым затраты на производство, хранение и распространение документов. Это позволяет клиентам провести модернизацию своих офисных систем, используя самые современные цифровые технологии.
С целью поддержки максимального уровня своей продукции, корпорацией создана группа по планированию и поддержке продукции Konica в состав которой входят:
- Центр Системных Технологий Konica, занимающийся разработкой принтконтроллеров и программного обеспечения;
- Цифровая лаборатория по оценке и созданию сетевого окружения и предустановки периферийных устройств Konica;
- Консультационный отдел для помощи заказчикам;
- Отдел специалистов по обеспечению должной интеграции продукции Konica.
В ходе ежегодного исследования, проводимого Office Product Analyst, данное экспертно-техническое отделение корпорации, было восемь раз признана «№1».
Помимо этого, Konica по итогам голосования членов Business Technoljgy Association (BTA), четырежды была признана лучшим производителем года, а также трижды была удостоена серебряной награды Лидера. Также Konica получила повторное признание от таких независимых источников как Better Buys for Business, Buyers Laboratory Inc., и Office Products Analyst. Konica имеет сертификат международной организации по стандартизации (ISO) 9001/9002, широко признанный символ качества. Более того, Konica была названа одной из лучших компаний мира журналом Fortune в 1998-1999 г.
Разрабатывая экологически чистую продукцию, и упаковку Konica защищает окружающую среду. Как основатель Агентства по Защите Окружающей среды (EPA) и участник программы Energy Star, продукция Konica сокращает потребление энергии, понижая оперативные расходы.
Всевозможные признания Konica ясно дают понять, что Konica продолжает обеспечивать своих клиентов самыми современными решениями.
Цифровые копировальные аппараты – комплексное решение по обработке информационных потоков и документооборота современных офисов.
Новейшие цифровые технологии позволяют внедрить новые интеграционные решения для предприятий, обеспечить комплексное решение систем автоматизации бизнес процессов, выйдя на самый оптимальный для данного предприятия уровень.
Эти решения сочетают несколько функций: оптимизацию и управление бумажным документооборотом, ведения электронного архива, автоматизацию электронного документооборота, управления документальными ресурсами предприятия.
В нашу эпоху, когда скорость обработки данных компьютером возрастает в два раза каждые 12 месяцев, процесс перехода от аналоговых копировальных аппаратов к цифровым, можно назвать эволюционным процессом. Возникает законный вопрос, почему производители заставляют нас поверить в то, что этот переход, настоящий технический скачок? В действительности скачок произошел не на уровне «железа», а на уровне процесса производства документов.
В процессе компьютеризации, получив расширенный доступ к информации, служащие создают намного больше записок, отчетов, презентаций и предложений чем когда-либо раньше. Хотя локальные сети и персональные компьютеры сделали возможным быструю передачу потока информации, они не смогли синтезировать поток документов с бизнес процессом предприятия. Результатом стал пробел между инвестициями, которые организации делают в информационные технологии и увеличения производительности служащих. Возможность увеличить производительность служащих лежит в определении качественно нового процесса, с помощью которого, они производят и размножают документы.
Документы играют огромную роль в бизнесе. Они служат средством коммуникации. В то время, как относительно легко определить прямые затраты, связанные с различными деловыми процессами, косвенные затраты на производство документов зачастую остаются вне поля зрения. Например, документ, который содержит устаревшую информацию, может быть использован вновь, что в последующем выливается в дорогостоящие ошибки. Затраты на производство оригинала документа не ничтожны, и усилия по пересмотру и обновлению предпринимаются редко.
Согласно CAP Ventures: Компании тратят 6-15 % доходов на разработку, производство, распространение и хранение напечатанных и электронных документов и деловых коммуникационных программ.
- 30% напечатанных документов корпорации устаревают еще до распространения;
- устаревшая документация составляет 19 % и на нее приходится до 30 % ежегодных затрат;
- нерациональное ведение документации отнимает 40-60 % времени сотрудников и 20-40 % трудовых затрат;
- 70 % времени “белых воротничков” тратится на обработку документов;
- 85 % зарегистрированных документов никогда больше не используются.
За последние несколько лет процесс производство документов сильно изменился. Там, где было нормой печатать все документы на бумаге, теперь наблюдается тенденция к электронной обработке документации, давая возможность служащему печатать документ только тогда, когда это действительно необходимо. Дни, когда создавали документ на бумаге, затем копировали его, сортировали, а затем распространяли, уходят в прошлое. Вместо этого акцент делается на быстрое распространение информации.
Мы являемся свидетелями перехода от аналоговых технологий к цифровым, которые сопровождаются поглощением функций, которые до недавнего времени считались ручными. Благодаря достижениям цифровой технологии, предприятия уже стоят на пути изменения в управлении потоков документации.
С использованием сетевого офисного окружения, интернет и локальных сетей, вчерашний стандарт производства документов сдвинулся к распространенной печати и печати по требованию, и отошел от неэффективного использования традиционных фотокопировальных аппаратов для размножения документов.
Старый способ: Печать – затем распространение. Проверенный временем процесс производства и распространения документов, очень трудоемкий, требующий значительных затрат времени и инвестиций в оборудование. Сотрудники обычно создают документы на компьютере, печатают оригинал на лазерном принтере, делают копии на копировальном аппарате, и распространяют копии по почте, факсу или вручную.
Новый способ: Распространение – затем печать. Одно из основных достижений цифровой технологии – то, что она подталкивает нас к поиску новых способов работы. Этот новый метод меняет местами процессы печати и распространения.
Некоторые люди настороженно относятся к новой цифровой парадигме. Konica установила, что в основном это происходит из-за недостатка знаний о технологии. В действительности, разница между копирами и принтерами незначительна. В аналоговых копирах, копирование происходит с помощью оптической передачи изображения с оригинала на копию. В современных цифровых копировальных аппаратах, информация оптически сканируется с оригинала, затем происходит преобразование в цифровой формат, и наконец, обрабатывается и печатаются копий.
В нескольких словах, цифровые технологии дают возможность увеличить число функций и опций за доступную цену. Фактически, некоторые вещи просто не могут быть выполнены при использовании аналоговой технологии. Другие намного легче применить и использовать при меньших затратах при использовании цифровых технологий. Цифровые принтер-копиры обеспечивают все функции печати, копирования, сканирования, факсимиля, обработки изображения и сортировки документов.
Использование цифровых копиров позволит Вам выиграть в следующих моментах:
- эффективная обработка документацией;
- снижение затрат на оборудование. Исключения лишнего оборудования;
- Улучшение сервисного обслуживания.
Сегодня Konica лидирует в процессе перехода к цифровому офису. На рынке, где другие только начинают рекламировать и продавать цифровые копиры, Konica успешно продает и обслуживает свои аппараты уже не один год. Такое положение вещей связано в первую очередь с репутацией компании на рынке копировальной техники.
